Etiske retningslinjer

1. Formål

De etiske retningslinjene skal være grunnlaget for hvilken etisk standard organisasjonen vil ha og hvilke handlinger som ikke aksepteres. Etiske retningslinjer skal være tilgjengelig, gjøres kjent og jevnlig benyttes til refleksjon over egen praksis. Formålet er å videreutvikle gode holdninger og god praksis.

2. Ansvar og myndighet

Etiske retningslinjer gjelder for Stokstad AS (SAS) sine ansatte på alle nivåer inkludert eventuelle midlertidig ansatte og innleide. Du skal gjøre deg kjent med de etiske retningslinjer og medvirke til at de blir fulgt. Som medarbeider i SAS, skal du være kjent med SAS sine verdier og legge dem til grunn for ditt arbeid. Du skal følge de etiske retningslinjene og medvirke til at de blir fulgt, samtidig som du avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til SAS. Ledere har et særlig ansvar for oppfølging av retningslinjene og skal fremstå som gode rollemodeller. Retningslinjene er ikke uttømmende og dekker ikke alle etiske problemstillinger som du kan møte som ansatt og innleid. Det kreves god dømmekraft for å avgjøre om en bestemt handling eller beslutning er etisk forsvarlig. Er du i tvil, må du søke veiledning hos din overordnede eller ledelsen. Overtredelse av selskapets etiske retningslinjer vil kunne medføre disiplinære reaksjoner, enten i form av advarsel, omplassering, oppsigelse eller avskjed.

3. Krav til medarbeiderne

3.1 Grunnleggende krav og forventninger

• Du er kjent med selskapets visjon, verdier og interne retningslinjer og følger dette i ditt arbeid.
• Du opptrer profesjonelt med aktsomhet, ansvarlighet og redelighet.
• Du avstår fra handlinger som kan svekke tilliten eller omdømmet til SAS.
• Du behandler alle som du kommer i kontakt med gjennom ditt arbeid med høflighet og respekt.

I ditt arbeid søker du å påvirke selskapets ansatte, innleide, kunder, leverandører og øvrige interessenter til å holde en høy etisk standard. Du skal bidra til at SAS har et trygt og godt arbeidsmiljø preget av likeverd, mangfold, åpenhet og toleranse. Du tar ansvar og forholder deg profesjonelt og positivt til arbeidsoppgavene, kollegaene og selskapet. Ansatte i selskapet identifiserer muligheter for forbedringer med mål om en ytterligere forsvarlig og effektiv drift til bedriftens beste. Ledere sikrer at ansatte har en avklart rolle. De evaluerer prestasjoner, gir jevnlig tilbakemelding til ansatte og får de til å oppnå målsetninger. Du samarbeider, bistår og bidrar med andre i gjennomføringen av de daglige arbeidsoppgavene og er åpen for konstruktiv kritikk. Vi arbeider alle for et inkluderende arbeidsmiljø der alle behandles med respekt og likeverdighet.

3.2 Lover og regler

Du følger lover, forskrifter og interne retningslinjer og utfører ditt arbeid i henhold til god forretningsskikk og med en høy etisk standard.

3.3 Helse, Miljø, Sikkerhet og Kvalitet

Du følger selskapets retningslinjer for helse, miljø, sikkerhet og kvalitet i alt ditt arbeid.

3.4 Likeverd, mangfold og inkludering

Du aksepterer ikke og utøver ingen form for trakassering, mobbing, diskriminering eller annen uakseptabel adferd overfor kollegaer eller andre du forholder deg til som SAS-ansatt eller innleid.

3.5 Rusmidler

Alkohol og andre rusmidler er forbudt i arbeidstiden. Ansatte, innleide eller besøkende som viser seg beruset på arbeidsplassen vil bli bortvist. Røyking er ikke tillatt der det er til sjenanse for andre eller der det utgjør en brannfare.

3.6 Konfidensialitet og taushetsplikt

Du behandler sensitiv informasjon med aktsomhet. Du behandler informasjon som konfidensiell når du bør forstå at videreformidling til utenforstående kan være til skade for den aktuelle eller SAS. Du bevarer fullstendig taushet overfor enhver tredjepart om all informasjon av konkurransemessig, konfidensiell og/eller sensitiv karakter, samt andres personopplysninger, som du direkte eller indirekte har kjennskap til. Slik informasjon inkluderer, men er ikke begrenset til, teknisk, økonomisk eller forretningsmessig informasjon. Taushetsplikten innebærer at du ikke må utveksle konfidensiell og sensitiv informasjon til andre enn ledere, ansatte og rådgivere for SAS som i sitt arbeid har et saklig behov for informasjonen. Du utviser den største varsomhet med alle SAS’s dokumenter, som for eksempel planer, strategier, tegninger, kalkyler, beskrivelser, vareprøver, kontrakter og korrespondanse. Taushetsplikten gjelder selv etter at kontraktsforholdet med SAS er avsluttet. Du kan bli stilt økonomisk ansvarlig for tap som et eventuelt brudd på taushetsplikten kan påføre SAS.

3.7 Selskapets eiendeler

Du behandler SAS’s utstyr og eiendeler med varsomhet og i hovedsak til arbeidsrelaterte formål.

3.8 Reiser og eksterne arrangementer

Du opptrer i henhold til etiske retningslinjer også når du er på tjenestereiser, kurs og andre arrangementer. I alle sammenhenger er du bevisst hvordan SAS oppfattes, slik at du alltid opptrer på en måte som ivaretar tilliten til selskapet.

3.9 Miljø

Du er bevisst de konsekvenser din adferd og dine/selskapets beslutninger kan få for miljøet. Miljøvurderinger og miljøkostnader inkluderes i alle beslutninger.

4. Integritet og mulige interessekonflikter

4.1 Korrupsjon

Korrupsjon innebærer at en person gir, krever eller mottar tilbud om en utilbørlig fordel i forbindelse med sin stilling. SAS følger alle lover og regler på området og opptrer profesjonelt, redelig og transparent. Alle former for korrupsjon er strengt forbudt.

4.2 Interessekonflikter

Det er forventet at du opptrer lojalt overfor SAS og selskapets interesser. Alle styreverv, bijobber eller betalte oppdrag utenfor SAS klarerer du med ledelsen på forhånd.

4.3 Habilitet

Du verken rekrutterer, arbeider sammen med eller inngår forretning med nære relasjoner uten at dette er klarert med ledelsen. Du skal ikke ha forpliktelser eller forhold til person(er) eller selskap(er) som SAS driver forretning eller konkurrerer med uten at ledelsen er informert. Du skal ikke behandle en sak eller søke å påvirke en avgjørelse dersom særlige forhold er egnet til å svekke tilliten til din uavhengighet. Du skal fortløpende vurdere din habilitet, og opplyse ledelsen om forhold som kan føre til inhabilitet. Ved tvil skal du diskutere habiliteten med ledelsen.

5. Forholdet til eksterne

5.1 Forholdet til mediene og allmennheten

SAS skal være et åpent, tilgjengelig og etterrettelig selskap. Ledelsen sikrer dette ved en konsistent og koordinert opptreden overfor omverdenen. Du publiserer ikke noe om selskapet eller selskapets ansatte uten godkjennelse fra ledelsen. Du avstår fra negativ og ufordelaktig omtale om SAS eller om SAS sine ansatte eller innleide til eksterne.

5.2 Forholdet til kunder, leverandører og samarbeidspartnere

Du har et konstant kunde- og leverandørfokus der du holder avtaler og oppfyller forpliktelser. Vi retter straks opp i eventuelle berettigede klager og opplyser om feil og mangler. Du er konfidensiell i alle forhold som bedriften har med forretningspartnere og omtaler ikke konkurrenter negativt. Vi har respekt for konkurranselovgivningen. Du skal ikke aktivt påvirke noen som er eller har vært selskapets kunder og/eller leverandører i negativ retning for SAS.

5.3 Etterlevelse av konkurransereglene

Du deltar ikke i noen form for samarbeid med konkurrenter om priser, markedsandeler, anbud eller annet som strider mot konkurransereglene. Du skal kontakte ledelsen dersom du er usikker på om en aktivitet kan være i strid med konkurransereglene og/eller dersom du blir klar over at konkurranselovstridig samarbeid forekommer.

5.4 Menneskerettigheter og Åpenhetsloven

Respekt for menneskerettighetene, basert på FNs grunnprinsipper om forretningsvirksomhet og menneskerettigheter, ligger til grunn for alt vi gjør. Arbeidslivskriminalitet innebærer utnyttelse av arbeidstakere og brudd på lover som blant annet regulerer lønns- og arbeidsforhold, skatter og avgifter. Svart arbeid, barnearbeid, tvangsarbeid, hindring av fri bevegelse av arbeidskraft og sosial dumping er eksempler på kriminalitet som bidrar til å undergrave viktige samfunnsinteresser, og kan blant annet medføre vesentlig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn for andre arbeidstakere. I SAS følger vi Åpenhetsloven. Dette betyr at du respekterer og overholder arbeidsrettigheter og bidrar til å bekjempe svart arbeid og sosial dumping for kollegaer, kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Du skal kontakte ledelsen dersom du er bekymret for, ser, eller blir gjort kjent med arbeidslivskriminalitet, brudd på arbeidstakerrettigheter eller menneskerettigheter.

5.5 Klima og miljø

SAS har fokus på å ta valg som er etisk riktige for miljø og klima. SAS oppfordrer kunder, leverandører og interessenter til å velge miljøvennlige løsninger. Du skal være med på å bidra til at vi leverer produkter og tjenester som er i tråd med SAS’s verdier og som bidrar til å forbedre miljø og klima. Du skal reflektere over hvordan arbeidet og de etiske valgene du gjør påvirker miljø og klima, og begrense unødig forbruk av energi og materialer. Du skal kontakte ledelsen dersom du observerer eller blir gjort kjent med kvalitets- eller miljømessige forhold som strider mot SAS’s etiske retningslinjer eller styrende dokumenter.

6. Varsling

SAS ønsker en sunn bedriftskultur med åpenhet der også kritikkverdige forhold tas opp og løses tidligst mulig. Selskapet har egne varslingsprosedyrer som omhandler hvem du kan varsle til, hvordan du kan varsle og hvordan varsling skal følges opp. Opplever eller observerer du kritikkverdige forhold, bør du si fra i tråd med disse reglene. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lovverket, brudd på tydelig kommuniserte interne retningslinjer eller brudd på alminnelige etiske standarder som har bred tilslutning i samfunnet.